Schimbarea sediului social al unui SRL

Autor: Irina Turcu

Orice  societate comercială cu răspundere limitată este obligată, încă de la înființare, să își stabilească sediul social al firmei, în conformitate cu dispozițiile Legii 31/1990 și să îl declare la Oficiul Registrului Comerțului și la Agenția Națională de Administrare Fiscală. Deoarece vorbim de stabilirea sediului social, societatea comercială poate funcționa în mod legal numai individual, într-un spațiu distinct delimitat de cel al altor societăți comerciale.

Schimbarea sediului social al unei societăți se poate realiza în urma constatării că locația închiriată nu mai corespunde activității societății sau în cazul expirării contractului de închiriere.

În situația schimbării sediului social, este necesară actualizarea tuturor documentelor firmei.

Pentru depunerea  dosarului  la Oficiul Registrului Comerțului este  nevoie de documente justificative în ceea ce privește schimbarea sediului. Se redactează Hotărârea Adunării Generale sau Decizia Asociatului Unic prin care asociatul/asociații doresc schimbarea sediului social. Hotărârea trebuie sa conțină datele asociatului/asociaților, datele firmei, adresa sediului nou si semnăturile. Se redactează actul constitutiv reactualizat cu toate modificările apoi se trece la completarea anumitor formulare.
– cererea de înregistrare;
– declarația pe proprie răspundere a asociaților/administratorilor;
– cererea către ANAF pentru a primi certificatul de unde sa rezulte ca spațiul este atribuit sediului social.

Documentele care atestă dreptul de folosință asupra spațiilor cu destinație de sediu social/profesional și/sau de sedii secundare pot fi: extras de carte funciară, în termen de valabilitate la depunere, dar nu mai vechi de 30 de zile, contract de vânzare-cumpărare, contract de donație în formă autentică, certificat de moștenitor, act notarial de ieșire din indiviziune sau de delimitare a proprietății, hotărâre judecătorească definitivă privind proprietatea sau folosința/uzufructul, hotărârea judecătorească definitivă de ieșire din indiviziune, proces verbal de recepție a construcției, act de adjudecare a imobilului vândut în cadrul executării silite, contract de schimb, contract de închiriere (înregistrat la Administrația Finanțelor Publice, în cazul proprietarului/locatorului persoană fizică), contract de subînchiriere, contract de concesiune, contract de leasing imobiliar, contract de comodat, contract de uz, contract de uzufruct, certificat de rol fiscal/rol agricol în termen de valabilitate sau orice alt act juridic care conferă dreptul de folosință, la alegerea solicitantului. Extrasul de carte funciară și certificatul de rol fiscal/rol agricol se depun în original, celelalte documente urmând a fi depuse în copie certificată de parte sau în copie legalizată conform Oficiului Registrului Comerțului.

În conformitate cu prevederile legale, la același sediu vor putea funcționa mai multe societăți numai dacă imobilul, prin structura lui, permite funcționarea mai multor societăți în încăperi diferite sau în spații distinct partajate, fiind necesară și schița spațiului. Numărul societăților comerciale ce funcționează într-un imobil nu poate depăși numărul de încăperi sau spații distincte obținute prin partajare. În cazul în care din certificatul emis rezultă că sunt deja înregistrate la organul fiscal alte documente care atestă cedarea dreptului de folosință asupra aceluiași imobil cu destinație de sediu social, se depune o declarație pe propria răspundere în formă autentică privind respectarea condițiilor referitoare la sediul social.

Daca sediul social va fi într-un bloc de locuințe, trebuie completat formularul specific pentru asociația de proprietari, cu semnăturile vecinilor pe orizontală și verticală și semnătura și ștampila asociației de proprietari.

După fiecare modificare a actului constitutiv, administratorii vor depune la Oficiul Registrului Comerțului actul modificator și textul complet al actului constitutiv, actualizat cu toate modificările, care vor fi înregistrate în temeiul încheierii judecătorului-delegat.

În cazul schimbării sediului social în alt județ, se vor completa și depune aceleași documente menționate mai sus, cu particularitatea că societatea se radiază din județul unde a fost înmatriculată inițial și se reînmatriculează în județul în care se schimbă sediul social, atribuindu-se un alt număr de înregistrare în Registrul Comerțului, dar păstrându-se codul de identificare fiscală.