Ghid: Cum angajăm o persoană cu contract individual de muncă

Autor: Filip Ana Aurora

Eşti proaspăt antrepenor şi ai nevoie de personal pentru a te ajuta la dezvoltarea afacerii tale? Trebuie sa ai în vedere faptul că legislaţia din România impune anumite acţiuni premergătoare angajării propriu-zise.

În primul rând angajatorii au obligaţia să comunice Agenţiilor pentru ocuparea forţei de muncă judeţene, în a căror rază îşi au sediul, toate locurile de munca vacante, în termen de 5 zile lucrătoare de la vacantarea acestora. Prin “locuri de muncă vacante”, se înţelege locurile de muncă devenite disponibile ca urmare a încetării raporturilor de muncă sau de serviciu, precum şi locurile de muncă nou-create. În acelaşi timp, angajatorii au obligaţia să comunice Agenţiilor pentru ocuparea forţei de muncă teritoriale, ocuparea locurilor de muncă vacante care au fost comunicate în termen de o zi de la data ocupării acestora, în condiţiile legii. Comunicarea de către angajatori a locurilor de muncă vacante, precum şi cea a ocupării locurilor de muncă vacante care au fost comunicate, se vor face pe suport hârtie sau în format electronic, conform reglementărilor prevăzute în Legea 76/2002 privind sistemul asigurărilor pentru şomaj şi stimularea ocupării forţei de muncă, cu modificările şi completările ulterioare. Prin format electronic se întelege suport magnetic, e-mail ori serviciul online pentru comunicarea locurilor de muncă vacante sau ocuparea acestora oferit de Agenţia Naţională pentru Ocuparea Forţei de Muncă. Documentele precizate mai sunt sunt Anexele nr. 1A şi nr. 1B din H.G. 174/2002, cu modificările şi completările ulterioare. De subliniat faptul că nerespectarea obligaţiilor de mai sus constituie contravenţie şi se sancţionează cu amendă de la 3.000 la 5.000 lei, conform art. 113, lit. (a) din Legea 76/2002.

Anterior încheierii contractului individual de muncă, angajatorul are următoarele obligaţii:

(1) Să informeze persoana care solicită angajarea cu privire la clauzele esenţiale pe care intenţionează să le înscrie în contract, respectiv:

– identitatea părţilor;

– locul de muncă sau, în lipsa unui loc de muncă fix, posibilitatea ca salariatul să muncească în diverse locuri;

– sediul sau, după caz, domiciliul angajatorului;

– funcţia / ocupaţia conform specificaţiei Clasificării Ocupaţiilor din România sau altor acte normative şi atribuţiile postului;

– riscurile specifice postului;

– data de la care contractul urmează să îşi producă efectele;

– durata concediului de odihnă la care salariatul are dreptul;

– condiţiile de acordare a preavizului de către părţile contractante şi durata acestuia;

– salariul de bază, alte elemente constitutive ale veniturilor salariale, precum şi periodicitatea plăţii salariului la care salariatul are dreptul;

– durata normală a muncii, exprimată în ore/zi şi ore/săptămână;

– durata perioadei de probă, după caz;

– criteriile de evaluare a activităţii profesionale a salariatului aplicabile la nivelul angajatorului precum şi sistemul de notare.

(2) să solicite persoanei pe care o va angaja, să îi prezinte adeverinţa medicală sau fişa de aptitudini care constată faptul că cel în cauză este apt pentru prestarea muncii respective;

(3) să solicite persoanei pe care o va angaja actele prin care aceasta dovedeşte că îndeplineşte condiţiile legale cerute în acest scop:

1. actul de identitate prin care se face dovada identităţii, cetăţeniei şi a domiciliului, sau permisul de muncă, după caz;
2. actele din care să rezulte că are studiile, respectiv calificarea cerută pentru funcţia (meseria) ce urmează a o exercita;
3. adeverinţa de la angajatorul precedent, care să ateste activitatea desfăşurată de acesta, durata activităţii, salariul, vechimea în muncă, în meserie şi în specialitate;
4. dovada privind situaţia debitelor sale la unitatea la care a lucrat anterior, adică nota de lichidare;
5. adeverinţa de la fostul angajator cu veniturile din ultimele 6 luni sau adeverinţa stagiu pentru persoanele reîntoarse din concediu creştere copil în varstă de până la 2 ani.
6. dispoziţia de repartizare în muncă, în cazurile prevăzute de lege;
7. avizul prealabil (dacă e cazul);
8. acordul scris al părinţilor sau al reprezentanţilor legali, în cazul persoanei în vârstă de 15 ani; în lipsa acordului ambilor, acordul autorităţii tutelare;
9. orice alte acte cerute de lege sau stabilite de angajator (prin anunţul de concurs) în vederea ocupării funcţiei (meseriei) respective, ca de exemplu:
   1. certificatul de cazier judiciar;
   2. curriculum vitae, cuprinzând principalele date biografice şi profesionale;
   3. recomandarea de la locul de muncă anterior, sau în cazul absolvenţilor care se încadrează pentru prima dată, de la unitatea de învăţământ, etc.
   4. fişa de evaluare a performanţelor profesionale individuale din anul anterior (în cazul în care există şi poate fi pusă la dispoziţie de către angajatorul anterior); recomandarea şi fişa de evaluare pot fi cerute alternativ;

Anterior începerii activității, contractul individual de muncă se înregistrează în registrul general de evidență a salariaților, care se transmite Inspectoratului Teritorial de Muncă cel târziu în ziua anterioară începerii activității. Pentru aceasta trebuie instalat programul REVISAL oferit gratuit de către Inspecţia Muncii şi care se găseşte pe pagina web a instituţiei, www.inspectiamuncii.ro. Tot aici găsim şi câteva ghiduri cu privire la cum se foloseşte, cum se înregistrează o societate, cum se înregistrează un salariat şi cum se înregistrează un contract de munca. Deasemenea, administratorul societăţii sau împuternicitul acestuia are obligaţia de a solicita Inspectoratului Teritorial de Muncă de care aparţine, un user şi o parolă necesare transmiterii on-line a registrului general de evidenţă a salariaţilor.

Totodată, anterior începerii activității, angajatorul are obligația de a întocmi şi înmâna salariatului un exemplar din contractul individual de muncă, care să cuprindă toate elementele precizate mai sus. De reținut faptul că atât netransmiterea datelor care se completează în registru cel târziu în ziua anterioară începerii activității de către fiecare persoană care urmează să se afle într-un raport de muncă cu angajatorul în baza unui contract individual de muncă, cât şi neîncheierea în formă scrisă a contractului individual de muncă, constituie muncă nedeclarată şi se sanctionează foarte aspru, cu amendă de 20.000 lei, potrivit Codului Muncii, Legea 53/2003 cu modificările şi completările ulterioare şi Hotărârii Guvernului nr. 905/2017 privind Registrul general de evidență a salariaților.

Nu în ultimul rând, angajatorul are obligația întocmirii Formularului 010, ce reprezintă Declarația de înregistrare fiscală/Declarație de mentiuni/Declarație de radiere pentru persoane juridice, asocieri şi alte entități fără personalitate juridică (cf. OPANAF 3725/2017). Acest formular se depune, în format fizic, adică la registratura organului fiscal competent sau la poştă prin scrisoare recomandată şi ii oferă posibilitatea angajatorului de a depune Declaraţia 112 – “Declaraţie privind obligaţiile de plată a contribuţiilor sociale, impozitului pe venit şi evidenţa nominală a persoanelor asigurate”. De reținut faptul că, pentru modificarea on line a vectorului fiscal existent, se utilizează de la 1 ianuarie 2018 declaratia 700. Termenul de depunere este de 30 de zile de la data dobândirii calității de angajator.