Finanțarea activității curente III – Factoringul

Redactat: Florescu Danut

Înainte de a vă adresa unei instituții financiare pentru contractarea unui credit, credit necesar acoperirii nevoii temporare de lichidități datorată încasării cu întârziere a facturilor emise sau nevoii de lichidități (sume de bani) necesare desfășurării activității curente până când veți reuși să livrați produsele sau serviciile către clienți (până reușiți să facturați și să încasați) va trebui mai întâi faceți niște calcule pentru a determina cu cât mai mare exactitate suma de care aveți nevoie.

Trebuie să știți ca în momentul în care veți depune o cerere de credit, banca va verifica dacă suma pe care o solicitați este suficientă pentru derularea în bune condiții a activității curente ale firmei. Banca face această verificare pentru a se asigura că odată utilizat creditul (se folosește și expresia „a trage creditul”, de aici și „perioada de tragere” sau „perioada de utilizare” – expresii pe care le puteți găsi în contractul de credit), sumele sunt suficiente pentru a acoperi cheltuielile necesare producției, achizițiilor de mărfuri, prestărilor de servicii până la momentul încasării facturilor aferente și la încasare veți avea sume suficiente la dispoziție pentru a achita creditul.

Modalitatea de calcul a sumei depinde de tipul activității pe care o desfășurați și de tipul creditului pe care doriți să-l contractați sau mai degrabă de tipul de credit care se potrivește cel mai bine nevoii dumneavoastră.

În continuare voi prezenta câteva tipuri de credite prin intermediul cărora se finanțează necesarul de capital de lucru.

I)            Factoringul

a)   Pentru ce tipuri de afaceri se potrivește factoringul ?

Factoringul poate fi contractat numai dacă aveți un contract semnat cu clientul dumneavoastră, dacă acest contract presupune livrarea de bunuri sau servicii regulat, periodic, pentru o perioadă mai mare de timp și presupune un decalaj intre momentul livrării bunurilor sau serviciilor și încasarea acestora (pentru a face sens finanțarea, termenul de plată ar trebui sa fie mai mare de cinci – zece zile).

Cu alte cuvinte, vânzările de produse și servicii se efectuează către persoane juridice  (parteneri) cu care aveți o relație contractuală și cărora le acordați un anumit termen de plată.

b)   Ce este factoringul ?

Factoringul este de fapt mai mult decât un credit, acesta reprezintă un pachet de servicii, care are la bază procesul de achiziție a creanțelor (instituția financiara „cumpără” de la dumneavoastră dreptul de a încasa o sumă de bani izvorât în urma derulării unui activități economice licite rezultată din livrarea de bunuri sau prestarea de servicii, dovedită cu documente: contract și facturi acceptate la plată).

Contractul de factoring presupune consensul a trei parteneri:

1. Aderentul, adică dumneavoastră – partea care vinde creanța (Atenție, odată vândute nu mai aveți dreptul să încasați direct creanțele cesionate);
2. Debitorul cedat, clientul dumneavoastră. Trebuie sa știți ca uneori unii clienți nu acceptă vânzarea creanței motiv pentru care va trebui ca la semnarea contractului sa aveți grijă să includeți în contract o clauză prin care să stipulați că aveți acest drept (dreptul de a vinde sau a cesiona creanța);
3. Factorul, banca sau instituția financiar non bancara (IFN)– partea care cumpără creanța.

                Ca pachet de servicii, factoringul înseamnă cumulativ următoarele servicii:

1.    Analiza riscului de neplată a debitorului cedat.

Înainte de a accepta un client pe care îl propuneți pentru a fi factorizat (pentru factor acesta este denumit debitor cedat), factorul va efectua o analiză (intern sau prin apelarea la servicii externalizare) a riscului de neplată a debitorului și va atribui o limită de risc (o valoare maximă ce poate fi trasă ca și credit la un moment dat). Această limită este de regulă stabilită în mod conservativ (adică ceva mai mică decât riscul efectiv aferent tranzacției și ține cont și de alți furnizori care au prezentat spre factorizare facturi de la același debitor). Așadar contractarea unui factoring devine utilă atunci când afacerea dumneavoastră se extinde și când nu aveți posibilitatea să evaluați cu resurse interne riscul pe care vi-l asumați atunci când decideți sa livrați produse sau servicii cu plata la termen. Factorul va efectua acest lucru pentru dumneavoastră, cu instrumente și proceduri specializate.

2.    Administrarea creanței.

Factorul (așa se numește compania cu care se încheie contractul de factoring) va prelua o parte dintre activitățile care în mod normal se derulează în cadrul companiei și anume:  odată emisa factura este luata în evidență și factorul urmărește ca la data scadenței acesteia (data la care clientul trebuie sa plătească factura) se încasează. Înregistrează încasarea în evidențele proprii și odată pe lună transmite către companie situația facturilor încasate. Asta înseamnă ca de fapt o parte dintre activitățile interne ale firmei sunt transferate către compania de factoring (activitate pentru care, desigur, veți plăti comision).

3.    Colectarea amiabilă a creanței.

Acest serviciu face parte din pachetul de servicii oferit prin factoring și reprezintă activitățile ce se desfășoară de către factor în cazul în care clientul (debitorul dumneavoastră, acum devenit debitor al factorului) nu-și onorează obligațiile de plată în conformitate cu scadența acestora (dată la care trebuie achitată factura).  Activitățile ce vor fi derulate de către factor vor fi: notificarea clientului, negocierea unui nou termen de plată sau chiar încheierea unor documente prin care clientul dumneavoastră se obligă să achite sumele restante, urmărește încasarea efectiva a sumelor, înregistrează încasările în evidența proprie și vă transmite rapoarte ce reflectă stadiul acțiunilor sale.

Ce trebui să știți:

1. Toate acțiunile pe care le va întreprinde factorul vor fi discutate în prealabil cu dumneavoastră (se poate ca în anumite cazuri să se negocieze anumite prelungiri ale termenelor de plată, etc.)
2. Factorul (banca sau instituția financiara non-bancară) va înceta sa mai finanțeze facturi pe acea relație contractuală până la reglementarea situației. Adică nu va mai lua risc pe acel client (banca nu va mai finanța). Dumneavoastră veți putea alege daca mai livrați produse si servicii către respectivul client (dar vă asumați în totalitate responsabilitatea încasării sumelor respective fără a mai beneficia de finanțare din partea băncii) sau puteți alege sa întrerupeți relația comerciala cu acesta.

4.    Finanțarea creanțelor cesionate.

Ceea ce de regulă vă interesează este în principal opțiunea de finanțare pe care o aveți la dispoziție atunci când semnați un contract de factoring. Înainte de a descrie modalitatea de derulare a finanțării va trebui mai întâi sa discutăm despre tipurile de factoring în funcție de formulele de preluare a riscului de către factor.

Astfel, avem următoarele opțiuni:

1. Factoring cu regres;
2. Factoring fără regres.

Diferența dintre cel două tipuri de factoring constă în modalitatea prin care se soluționează evenimentele de neplată (clientul dumneavoastră – debitorul cedat – nu plătește).

În cazul factoringului cu regres, după epuizarea căilor amiabile de colectare (notificare, mediere, etc) se denunță contractul de factoring iar creanțele neîncasate se recesionează către dumneavoastră. Cu alte cuvinte, se anulează contractul sau partea de contract ce ține de clientul factorizat și care nu a achitat facturile nici după ce s-au epuizat încercările de recuperare amiabilă. În acest caz părțile se repun în drepturile inițiale semnării contractului de factoring. Asta înseamnă că sumele încasate de către dumneavoastră cu titlu de credit de la factor vor fi restituite de către dumneavoastră.

În cazul factoringului fără regres (de regulă mai scump tocmai datorită acestei funcționalități) ca și în cazul factoringului cu regres, factorul va denunța contractul de factoring (adică nu va mai accepta facturi pe relația cu clientul care nu și-a onorat obligațiile de plată) însă nu va proceda la recesionarea creanței ci va continua procedurile proprii de recuperare a creanțelor fără a se îndrepta împotriva dumneavoastră. Cu alte cuvinte, factorul nu vă solicita să restituiți sumele finanțate.

c)    Care sunt etapele unei operațiuni de factoring?

1.    Etapa comercială

Presupune activitățile pe care le desfășurări în cadrul firmei privind: semnarea contractului cu partenerul dumneavoastră, livrarea bunurilor sau serviciilor către partenerul dumneavoastră, facturarea bunurilor sau serviciilor către partenerul dumneavoastră.

Livrarea si facturarea vor deveni un proces repetitiv pe întreaga perioadă de valabilitate a contractului comercial factorizat.

2.    Contractarea factoringului

În aceasta etapa va trebui să vă înarmați cu suficientă răbdare pentru a o finaliza cu succes.

O primă activitate a acestei etape va fi să vă adresați unei bănci sau unui IFN pentru a obține o ofertă. În acest sens va trebui sa pregătiți un set de documente care, din păcate, este specific fiecărei instituții în parte. Principalele documente pe care va trebui sa le pregătiți sunt: bilanțurile si balanțele în baza cărora au fost redactate pentru unul sau mai mulți ani fiscali, o ultima balanță de verificare, contractul comercial, facturile acceptate la plată de către debitor (faceți dovada livrării bunurilor sau serviciilor).

Trebuie să știți ca factorul va analiza atât capacitatea de plata a firmei dumneavoastră cât și capacitatea de plată a debitorului cedat. În cazul în care rezultatul analizei nu este satisfăcător pentru factor este foarte posibil ca cererea dumneavoastră să nu fie onorată.

În cazul factoringului fără regres factorul va pune un accent deosebit pe capacitatea de plată a debitorului cedat (clientul dumneavoastră).

În cazul în care din analiza realiza de către factor permite acestuia înaintarea unei oferte, atunci acesta va proceda la redactarea și transmiterea acesteia către dumneavoastră.

Așa cum am precizat anterior deși produsul (factoring cu regres sau factoring fără regres) poartă în principiu aceeași denumire este sigur faptul că prețurile și modul de derulare va fi diferită în funcție de factor (banca sau IFN). Acesta este motivul pentru care sfatul nostru este să solicitați oferte de la mai mulți furnizori de servicii de factoring și tot din acest motiv este dificil să prezentăm aici toate elementele pe care le veți putea întâlni într-o ofertă.

Ca și elemente principale, care pot să apară, sau din potrivă, pot să NU apară într-o ofertă de factoring, putem enumera:

1. Comision  de analiză a cererii de factoring – se percepe o singură dată indiferent dacă tranzacția este aprobată sau nu de către factor;
2. Comision de analiză a debitorului cedat – se percepe pentru fiecare debitor cedat (client al firmei dumneavoastră) propus de către dumneavoastră a fi inclus în plafonul de factoring (asta înseamnă ca printr-un contract de factoring puteți factoriza unul sau mai mulți clienți);
3. Comision de procesare a documentelor – se percepe pentru fiecare factură sau set de documente transmise către factor pe întreaga perioada de derulare a contractului de factoring. Atenție, odată încheiat un contract de factoring aveți obligația să transmiteți către factor toate facturile emise în cadrul contractului factorizat indiferent dacă doriți sau nu doriți finanțare pentru acestea;
4. Comision de factoring – perceput ca procent din valoarea fiecărei facturi pentru care solicitați finanțare (altfel spus acest comision daca este însumat reprezintă un comision aplicat la întreaga valoare a cifrei de afaceri realizate cu partenerul dumneavoastră, motiv pentru care va trebui să acordați o atenție deosebită asupra cuantumului acestuia). Atenție, de regulă se aplică la valoarea facturii nu la valoarea finanțată a acesteia;
5. Dobânda de factoring – exprimată procentual, reprezintă dobânda calculată la valoarea finanțată de către factor pentru perioada scursă de la momentul finanțării facturii și până la momentul încasării acesteia de la debitorul cedat. Atenție, sunt unii furnizori de servicii de factoring care au procent diferențiat de dobândă în funcție de termenul de plată acordat (30, 60, sau 90 de zile) sau sunt unii furnizori de servicii de factoring care aplica o dobândă penalizatoare pentru cazurile în care facturile sunt plătite cu întârziere de către debitorul cedat, procent de dobândă care poate sa crească progresiv în funcție de numărul de zile de întârziere;
6. Dobândă penalizatoare – am explicat în paragraful precedent când anume acesta se aplică;
7. Procent de finanțare a facturii – suma de bani care va fi transferată în contul dumneavoastră după acceptarea facturii de către factor, sumă calculată ca procent din valoarea facturii (poate diferi în funcție de numărul de zile acordate ca termen de plată, sau poate diferi în funcție de riscul de neîncasare atribuit debitorului cedat). Tehnic, diferența dintre valoarea finanțată si valoarea facturii acceptate de către factor pentru factorizare va fi transferată în contul dumneavoastră după încasarea integrală a facturii de la debitorul cedat (clientul dumneavoastră);
8. Limita plafonului de factoring – este limita maximă calculată, de regulă, ca sumă totală a valorii finanțate la un moment dat pentru toate contractele acceptate la factorizare (unii factori calculează această limită ca sumă totală a facturilor acceptate la factorizare). La aprobarea limitei factorul ține cont de valoarea cifrei de afaceri totale a companiei dumneavoastră, valoarea cifrei de afaceri ce se preconizează a fi derulată în cadrul contractelor propuse spre factorizare, suma limitelor de risc aprobate pe clienții propuși spre factorizare, limită de risc asociată companiei dumneavoastră, tipul contractului de factoring (cu sau fără regres), alți factori;
9. Limită de risc pe debitor cedat – reprezintă valoarea maximă calculată ca sumă totală a facturilor emise, neîncasate și care au fost acceptate de către factor pentru factorizare. Această limită poate fi modificată oricând pe parcursul derulării contractului de factoring sau poate fi chiar anulată în cazul apariției unor incidente de plată (chiar dacă aceste incidente nu țin de derularea contractului factorizat).

După acceptarea ofertei de către dumneavoastră se va proceda (in funcție de factor) la semnarea contractului de factoring (dacă oferta transmisă a fost una angajantă) sau la aprobarea tranzacției, comunicarea aprobării și semnarea contractului de factoring (dacă oferta a fost una indicativă). Este de reținut faptul că întotdeauna instituția financiară va notifica debitorul cedat informându-l pe acesta despre tranzacția de factoring și despre faptul ca drepturile de încasare a creanțelor revin acum factorului.

3.    Derularea contractului de factoring

Derularea contractului de factoring reprezintă un set de activități recurente ce constau în principal în transmiterea documentelor către factor, transferul sumei finanțate în contul dumneavoastră (conform procentului negociat si stipulat în contractul de factoring), încasarea de către factor a contravalorii facturii finanțate, rambursarea creditului, transferul diferenței dintre suma finanțată și valoarea facturii încasate de către factor în contul dumneavoastră,  și recepția de rapoarte și documente de la factor.

În încheierea acestui articol revin cu afirmația de la începutul acestuia: Înainte de a vă adresa unei instituții financiare pentru contractarea unui credit va trebui mai întâi faceți niște calcule pentru a determina cu cât mai mare exactitate suma de care aveți nevoie. În completare vin acum cu precizarea că această sumă, în cazul factoringului, va trebui să o corelați cu: valoarea cifrei de afaceri totale a companiei dumneavoastră, valoarea cifrei de afaceri ce se preconizează a fi derulată în cadrul contractelor propuse spre factorizare, precum și procentul pe care doriți să îl obțineți ca finanțare raportat la valoarea facturilor propuse spre a fi factorizate și neîncasate la un moment dat.