Diferențele dintre filială, sucursală și sediu secundar (punct de lucru)

Autor: Alina Grădinariu

Vom începe prezentul material prin a defini ce înseamnă filiala, sucursala și sediul secundar /punctul de lucru, pentru ca atunci când întâlnim aceste noțiuni privind firmele, să știm ce reprezintă acestea.

Cum este definită filiala? Conform dispozițiilor art. 42 din Legea nr. 31/1990 privind societățile, “filialele sunt societăți cu personalitate juridică și se înființează în una din formele de societate enumerate la art. 2” (respectiv societate în nume colectiv, societate în comandită simplă, societate pe acțiuni, societate în comandită pe acțiuni și societate cu răspundere limitată) și în condițiile prevăzute de acea formă. Ele vor avea regimul juridic al formei de societate în care s-au constituit”.

Cum este definită o sucursală? Art. 43 alin. (1) din Legea nr. 31/1990 privind societățile ne definește sucursalele ca fiind: “dezmembrăminte fără personalitate juridică ale societăților și se înregistrează, înainte de începerea activității lor, în registrul comerțului din județul în care vor funcționa”.

Cum sunt definite sediile secundare /punctele de lucru ale unei firme? Atunci când ne referim sediile secundare – agenții, puncte de lucru sau alte asemenea sedii – spunem că sunt dezmembrăminte fără personalitate juridică ale societăților, diferite însă de sucursale, deoarece ele nu au un număr de înregistrare în Registrul Comerțului diferit de cel al persoanei juridice cărora le aparțin. Sediile secundare se înființează și se închid la Oficiul Registrului Comerțului de la sediul principal al societății (art. 43 alin. 3 din Legea nr. 31/1990 privind societățile). Deci, art. 43 alin. 4 din Legea 31/1990 arată că “nu se pot înființa sedii secundare sub denumirea de filială”.

Având definite cele trei noțiuni, putem trece la stabilirea locului unde se înregistrează filialele și sucursalele, deoarece sediile secundare am arătat deja că se înregistrează acolo unde își are sediul social persoana juridică.

Dacă dorim să constituim filiale și sucursale în același județ în care își are sediul social persoana juridică (și aici este cazul societăților comerciale care au sediul social în România), atunci acestea vor fi înregistrate la același oficiu al registrului comerțului, dar cu observația că vor fi  înregistrări independente, adică le vor fi atribuite numere diferite de înregistrare în Registrul Comerțului.

Dacă dorim să constituim filiale sau sucursala în alte județe decât cel în care își are sediul social persoana juridică, atunci ele vor fi înregistrate la oficiile registrului comerțului în a căror rază teritorială sucursalele sau filialele își stabilesc sediul social.

În conformitate cu dispozițiile art. 51 din Ordinul Ministrului Justiției nr. 2594/C/2008 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de ținere a registrelor comerțului, de efectuare a înregistrărilor și de eliberare a informațiilor, “firma sucursalei se compune din firma persoanei juridice care a înființat-o, denumirea localității unde se află sediul social al acesteia, urmată de cuvântul “sucursală” și de denumirea localității în care are sediul sucursala”. O firmă își poate înființa mai multe sucursale în aceeași localitate și, în acest caz, se poate adăuga în denumirea acestora un indicativ de natură să le deosebească între ele, deoarece legislația permite acest lucru.

Există și excepții, respectiv dacă denumirea sucursalei în România a unei persoane juridice din străinătate este diferită de cea a persoanei juridice din străinătate, atunci denumirea sucursalei în România va fi urmată de indicarea firmei și persoanei juridice respective, precum și de cuvântul “sucursală”.

Conform prevederilor art. 98 din Ordinul Ministrului Justiției nr. 2594/C/2008 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de ținere a registrelor comerțului, de efectuare a înregistrărilor și de eliberare a informațiilor, la cererea de înregistrare a sucursalei înființate de o societate comercială cu sediul în România se atașează:

– a) hotărârea adunării generale a asociaților/acționarilor sau, după caz, decizia consiliului de administrație, respectiv a directoratului, prin care a fost înființată sucursala, care trebuie să cuprindă sediul secundar, obiectul de activitate, datele de identificare a persoanelor împuternicite să reprezinte sucursala și limita mandatului acordat, în original;

– b) actul constitutiv al societății care înființează sucursala, actualizat, în copie certificată;

– c) certificatul de înregistrare al societății care înființează sucursala, în copie certificată de parte;

– d) dovada privind sediul sucursalei, conform art. 69 alin. (1) lit. b);

– e) dovada autorizațiilor/avizelor eliberate de autoritățile competente ca o condiție prealabilă înmatriculării în registrul comerțului, când emiterea unor astfel de autorizații/avize este prevăzută de lege, în copie certificată de parte;

– f) declarațiile date pe propria răspundere de către persoanele împuternicite să reprezinte sucursala, din care să rezulte că îndeplinesc condițiile legale pentru deținerea acestei calități, atestate de avocat, în formă autentică sau cu dată certă, în original;

– h) specimenul de semnătură al persoanelor împuternicite să reprezinte sucursala, în una dintre formele prevăzute de lege, în original;

– i) declarația-tip pe propria răspundere privind autorizarea funcționării, în original;

– j) împuternicire specială sau avocațială pentru persoanele desemnate să îndeplinească formalitățile legale ori delegația consilierului juridic, în original.

În cazul filialei înființate de către o societate comercială cu sediul în România, la cererea de înregistrare a acesteia se atașează, conform Ordinului Ministrului Justiției nr. 2594/C/2008:

– a) hotărârea adunării generale a asociaților/acționarilor prin care a fost s-a hotărât înființarea filialei, care trebuie să cuprindă sediul social al filialei, obiectul de activitate, capitalul social, durata de funcționare a filialei, datele de identificare a persoanelor împuternicite să reprezinte filiala și limita mandatului acordat, în original;

– b) actul constitutiv al filialei;

– c) certificatul de înregistrare al societății care înființează filiala, în copie certificată de parte;

– d) dovada privind sediul filialei;

– e) dovada vărsământului capitalului social al filialei;

– f) declarațiile date pe propria răspundere de către persoanele împuternicite să reprezinte filiala, din care să rezulte că îndeplinesc condițiile legale pentru deținerea acestei calități, atestate de avocat, în formă autentică sau cu dată certă, în original;

– g) declarațiile date pe propria răspundere de către persoanele împuternicite să reprezinte în cadrul filialei societatea care înființează filiala, din care să rezulte că îndeplinesc condițiile legale pentru deținerea calității de unic asociat sau asociat majoritar, atestate de avocat, în formă autentică sau cu dată certă, în original

– g) specimenul de semnătură al persoanelor împuternicite să reprezinte filiala, în una dintre formele prevăzute de lege, în original;

– h) declarația-tip pe propria răspundere privind autorizarea funcționării, în original;

– i) declarația privind beneficiarul real al persoanei juridice, dată în formă autentică sau în fața reprezentantului oficiului registrului comerțului, de către reprezentantul legal al filialei;

– j) împuternicire specială sau avocațială pentru persoanele desemnate să îndeplinească formalitățile legale ori delegația consilierului juridic, în original.

Concluzionând, putem spune că sucursalele nu au personalitate juridică, pe când filialele sunt societăți cu personalitate juridică. Dacă ar fi să facem o recomandare între înființarea unei filiale sau a unei sucursale, vă invităm mai întâi să vă dați un răspuns la întrebarea ”Doriți ca afacerea dumneavoastră să fie cunoscută în altă locație, dar puterea decizională și riscurile să fie asumate doar de către firma mamă?” sau ”Aveți încredere să creați un dezmembrământ cu propria personalitate juridică și doar să fiți partea importantă ce asistă la dezvoltarea lui, însă cu riscurile și beneficiile pe care le aduce această libertate?”. Dacă nu sunteți pregătiți să faceți pasul spre a avea o filială, dar vreți mai mult decât un punct de lucru /agenție, vă recomandăm să demarați procedura de înregistrare a unei sucursale.