Necesitatea semnăturii electronice

Autor: Alina Grădinariu

În perioada aceasta, când criza sanitară a determinat mult mai multe firme și angajați decât până acum să se reorganizeze și să adopte modalitatea de muncă de acasă (work-from-home), putem considera munca de acasă ca pe o transformare dintr-un beneficiu al angajatului într-o soluție optimă de asigurare a continuității businessului în situații excepționale, în anumite domenii de activitate.

Cum se poate practica, în condiții de siguranță, acest mod de desfășurare a activității?   Dintr-un anume punct de vedere – cu ajutorul semnăturii electronice.

Ce este o semnătură electronică? Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică definește în art. 4 pct. 3. semnătura electronică ca fiind ”date în formă electronică, care sunt atașate sau logic asociate cu alte date în formă electronică” și care sunt utilizate de semnatar pentru a semna.

Unde poate fi folosită o semnătură electronică? Semnătura electronică este solicitată în relația cu instituții precum: Ministerul Economiei, Energiei și Mediului de Afaceri – pentru obținerea certificatelor de situație de urgență; ANAF – pentru depunerea online a declarațiilor, CNAS – pentru transmiterea raportărilor, accesarea dosarului electronic de sănătate, ITM – pentru transmiterea REVISAL-ului, Ministerul Fondurilor Europene – pentru  derularea proiectelor cu finanțare europeană nerambursabilă, SICAP (fostul SEAP) – pentru participarea la proceduri de achiziții publice (ca achizitor sau ofertant), Oficiul Registrului Comerțului – proceduri online în ceea ce privește înființarea unei firme, precum și orice completare, modificare sau înregistrare a oricărei decizii, hotărâri AGA la o societate comercială /persoană fizică autorizată /întreprindere individuală /întreprindere familială;

Totodată, semnătura electronică ar mai putea fi folosită și în cadrul companiei: în relația cu partenerii de afaceri – transmiterea electronică a corespondenței cu implicații legale, semnarea contractelor dintre companii; la nivel de departament HR – contracte de muncă, fișe de post, acte adiționale la contractele de muncă, decizii etc.; la nivel de departament Achiziții – contracte comerciale, note de comandă, procese verbale etc.; la nivel de departament Vânzări – în relația cu clienții persoane juridice sau persoane juridice; la nivel de departament Contabilitate – semnarea electronică a facturilor, a situațiilor financiare etc.

Ceea ce se poate observa cu ușurință este avantajul pe care îl oferă deținerea unei semnături electronice. Aceasta asigură unui înscris în formă electronică aceeași valoare de autenticitatea precum cea a unui document semnat olograf.

Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică, la art. 5 prevede că: ”Înscrisul în formă electronică, căruia i s-a încorporat, atașat sau i s-a asociat logic o semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat nesuspendat sau nerevocat la momentul respectiv și generată cu ajutorul unui dispozitiv securizat de creare a semnăturii electronice, este asimilat, în ceea ce privește condițiile și efectele sale, cu înscrisul sub semnătură privată”. De asemenea, la art. 6 legiuitorul a prevăzut că: ”Înscrisul în formă electronică, căruia i s-a încorporat, atașat sau i s-a asociat logic o semnătură electronică, recunoscut de către cel căruia i se opune, are același efect ca actul autentic între cei care l-au subscris și între cei care le reprezintă drepturile”.

Atunci când ne referim la forma scrisă a unui înscris ca o condiție de probă sau de validitate, legiuitorul a făcut referire în art. 7: ”În cazurile în care, potrivit legii, forma scrisă este cerută ca o condiție de probă sau de validitate a unui act juridic, un înscris în formă electronică îndeplinește această cerință dacă i s-a încorporat, atașat sau i s-a asociat logic o semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat și generată prin intermediul unui dispozitiv securizat de creare a semnăturii”.

În același act normativ, legiuitorul face referire și la obligațiile titularilor de certificate, în art. 43: ”Titularii de certificate sunt obligați să solicite, de îndată, revocarea certificatelor, în cazul în care:
a) au pierdut datele de creare a semnăturii electronice;
b) au motive să creadă că datele de creare a semnăturii electronice au ajuns la cunoștința unui terț neautorizat;
c) informațiile esențiale cuprinse în certificat nu mai corespund realității.”

Așadar, există toate premisele pentru ca antreprenorii și companiile mari să utilizeze în mod curent semnătura electronică, precum și certificatele de semnare şi criptare e-mailuri, ori certificatele pentru autentificare prin VPN sau cele SSL pentru securizarea site-urilor care permit un lucrul la distanță în condiții de siguranță.

La rândul nostru, vă recomandăm să vă procurați semnătura electronică, fie doar și pentru a putea să beneficiați de reducerea timpului și deplasărilor în raport cu depunerea de documente.