Economia în contextul COVID-19. Măsuri adaptate privind organizarea și desfășurarea adunărilor generale ale asociaților.

Autor: Adina Sardare

Pe fondul măsurilor de distanțare și a restricțiilor de circulație și care au impus limitarea desfășurării de acțiuni ce presupun reunirea unor grupuri de persoane, societățile comerciale au întâmpinat dificultăți în a organiza adunări generale ale acționarilor/asociaților sau ale organelor colegiale de administrare și conducere, pentru a stabili diverse măsuri cu impact asupra activității firmei.

Tocmai pentru a sprijini societățile care nu au prevăzut prin actul lor constitutiv posibilitatea de a desfășura adunările generale la distanță, Guvernul a reglementat modul în care societățile pot convoca și desfășura aceste adunări generale ale acționarilor/asociaților (AGA) prin alte mijloace de comunicare pentru a-și putea continua și adapta funcționarea la noile realități.

Astfel, OUG nr. 62/2020 pentru adoptarea unor măsuri în domeniul societăților, în vederea desfășurării reuniunilor organelor statutare, publicată în data de 8 mai 2020, cuprinde reglementări noi care permit societăților, în vederea adaptării constant și rapid a strategiei de afaceri, folosirea alternativelor de convocare și desfășurare a adunărilor generale ale acționarilor/asociaților și ale organelor de administrare și conducere, fără prezența fizică a membrilor acestora.

Dispozițiile actului normativ se aplică:
– adunărilor generale convocate și ținute pe durata stării de urgență,
– adunărilor generale convocate anterior intrării în vigoare a OUG 62/2020, dar care sunt ținute ulterior instituirii stării de urgență,
– adunărilor generale convocate pe durata stării de urgență, dar ținute ulterior încetării acestei stări și
– adunărilor generale convocate și întrunite în primele două luni după încetarea stării de urgență.

OUG nr. 62/2020 face referire, la art. 8 și la situațiile adunărilor generale desfășurate între data instituirii stării de urgență, dar înainte de intrarea în vigoare actului normativ, respectiv 16 martie – 7 mai 2020, ale căror hotărâri sunt considerate valide din perspectiva modalităților de desfășurare și exercitare a dreptului de vot, dacă s-au desfășurat, cu acordul tuturor acționarilor/asociaților, în modalitățile prevăzute de ordonanța de urgență, iar dreptul de vot a fost exercitat în una dintre modalitățile prevăzute de aceasta.

Modalități de convocare a adunărilor generale

În conformitate cu prevederile art. 1 din noul act normativ, adunările generale ale acționarilor/asociaților pot fi convocate prin:
a) modalitățile legale prevăzute de art. 117 alin. (3) din Legea societăților, respectiv publicarea convocatorului în Monitorul Oficial și într-un ziar de largă răspândire;
b) orice mijloace de comunicare la distanță, care asigură transmiterea textului, cu condiția ca fiecare acționar/asociat să comunice/să fi comunicat în scris administratorilor/consiliului de administrație/directoratului adresa poștală sau, după caz, cea de poștă electronică, numărul de telefax ori alte coordonate la care poate primi corespondența cu societatea.

Potrivit prevederilor art. 2, organul statutar care are competența de a convoca adunarea generală, va decide care este modalitatea cea mai potrivită de convocare (prin scrisoare recomandată, prin curier, prin scrisoare transmisă pe cale electronică, la care este atașată sau logic asociată semnătura electronică extinsă, dacă deține, prin telefax ori prin alte mijloace de comunicare la distanță care asigură transmiterea textului), având posibilitatea și de a combina aceste modalități, indiferent ce prevede actul constitutiv.

Se recomandă obținerea de către societate și, în măsura în care este posibil, de către acționari/asociați, a unei semnături electronice extinse.

Suplimentar, anunțul de convocare se va publica și pe pagina de internet a societății, dacă există, și va fi transmis și prin e-mail, dacă sunt cunoscute adresele acționarilor/asociaților.

Desfășurarea adunărilor generale

Pe întreaga perioada de aplicare a OUG nr. 62/2020, chiar dacă actul constitutiv nu prevede sau interzice, adunările generale ale acționarilor/asociaților pot avea loc și prin corespondență sau prin mijloace electronice de comunicare directă la distanță.

a. Desfășurarea adunărilor generale prin corespondență

Desfășurarea adunărilor prin această modalitate presupune că participanții nu se află fizic în același loc și nu pot comunica direct și în timp real cu ceilalți acționari/asociați și participanți la adunare.

În condițiile în care convocatorul este transmis acționarilor/asociaților anterior datei de desfășurare a adunării generale, votul acestora se transmite, până la data ținerii ședinței, prin modalitatea aleasă în convocator, prin scrisoare recomandată, servicii de poștă sau curier ori prin scrisoare transmisă pe cale electronică, având încorporată, atașată sau logic asociată semnătura electronică extinsă.

Potrivit prevederilor art. 4, președintele consiliului de administrație ori administratorul cu puteri de reprezentare sau, după caz, președintele directoratului ori persoana împuternicită de acesta, în cazul în care președintele sau administratorul ori președintele directoratului se află în imposibilitatea de a-și îndeplini funcția, împreună cu, acolo unde este posibil, un angajat al societății desemnat de președintele consiliului de administrație sau de administrator ori de președintele directoratului în calitate de secretar tehnic, vor întocmi și semna un proces verbal în care vor indica, printre altele, îndeplinirea formalităților de convocare conform ordonanței, hotărârile adoptate și numărul de voturi exprimate pentru fiecare opțiune de vot aferente fiecărui punct al ordinii de zi care este supus votului și, după caz, modul în care acționarii/asociații au votat asupra fiecărui punct al ordinii de zi.

b. Desfășurarea adunărilor generale prin mijloace electronice de comunicare directă la distanță

În cazul în care participanții pot discuta în timp real în cadrul adunării, chiar dacă nu se află fizic în același loc, adunarea nu se consideră desfășurată prin corespondență, ci este vorba despre o comunicare directă, la distanță, în cadrul cărora dezbaterile păstrează un caracter interactiv ce permit exprimarea opiniilor și schimbul de idei între participanți.

OUG nr. 62/2020 prevede, la art. 5, posibilitatea ținerii adunărilor generale prin teleconferință sau videoconferință sau alte mijloace electronice de comunicare directă la distanță, cu îndeplinirea unor condiții tehnice care să asigure, printre altele, posibilitatea identificării participanților, transmisiunea continuă și în direct a adunării generale, înregistrarea acesteia și exprimarea votului în cursul adunării (inclusiv în mod secret, acolo unde este cazul).

Și în acest caz, organul statutar care are competența de a convoca adunarea generală poate decide modalitatea de desfășurare a adunării generale, prin mijlocul electronic de comunicare directă la distanță oportun, care să respecte caracterului secret al votului, dacă este cazul, şi a dreptului de exercitare a votului prin corespondență.

De asemenea, se va întocmi un proces verbal și în cazul adunărilor generale ținute prin mijloace electronice de comunicare directă la distanță.

În situația în care, din diverse motive, societățile nu pot organiza adunarea generală în perioada de aplicare a ordonanței, același act normativ prevede că acestea nu sunt obligate să se întrunească în termenul de 5 luni de la încheierea exercițiului financiar, ci cel târziu până la data de 31 iulie 2020, măsură dispusă în concordanță cu prevederile OUG nr. 48/2020 privind unele măsuri financiar-fiscale care a prelungit termenul pentru depunerea situațiilor financiare anuale aferente exercițiului financiar 2019, respectiv a raportărilor contabile anuale încheiate la 31 decembrie 2019, până la data de 31 iulie 2020 inclusiv.