Standardizarea sprijină afacerile să facă față pandemiei COVID-19

Autor: Ilona Vitan

Standardele sunt cele mai eficiente instrumente care ajută companiile să se organizeze și să își desfășoare activitatea în mod profitabil, fiind un real suport în depășirea tuturor obstacolelor chiar și a unei crize cauzate de o pandemie, cum este cea provocată de pandemia COVID-19.

Pentru a desfășura și continua activitățile curente în cadrul firmei, fără întrerupere, chiar în cazul unei crize cum este cea cauzată de pandemia COVID-19, managerii companiilor ar trebui să evalueze personalul necesar în desfășurarea activității, de câte echipamente are nevoie, de câtă materie primă este necesară și în cât timp poate fi aceasta achiziționată, ar trebui să descrie etapele și metodele prin care se poate desfășura activitatea în cadrul firmei utilizând aceste resurse umane și materiale limitate. Astfel, managerii trebuie să efectueze o  evaluare a  riscurilor și o analiză clară a impactului asupra afacerii, creând și dezvoltând de fapt o strategie de continuitate a afacerii care să facă față pandemiei prin redactarea unui plan de pandemie ce trebuie implementat și urmat cu strictețe.

Fără îndoială că o pandemie poate produce pierderi companiilor prin problemele legate de scăderea cererii de produse, de scăderea cererii serviciilor, de diverse probleme care apar la modul prin care aceasta  poate să-și  livreze produse și serviciile către clienți. Așadar, ele trebuie să se adapteze rapid și „din mers” la schimbările survenite și să găsească modalități noi prin care să-și continue funcționarea activității în mod eficient și profitabil.

Astfel că printre primele măsuri ce au fost luate de angajatori încă de la începutul pandemiei COVID-19 a fost lipsa contactului fizic cu clienții ori cu angajații, legătura făcându-se prin utilizarea mijloacelor electronice de comunicare.

Alte măsuri importante care au fost puse în practică au fost cele care ofereau posibilitatea angajaților de a lucra de acasă sau telemunca, cele de a folosi modalitățile alternative pentru livrarea produselor prin servicii de logistică externalizate, cum ar fi prin comerțul online etc.

Făcând aceste schimbări, mediul de afaceri ajunge să se confrunte cu foarte multe provocări. Schimbarea modului de desfășurare și funcționare a activității sau continuitatea operațiunilor fiind pusă în pericol prin accesarea datelor direct de pe dispozitivele angajaților și prin procesarea acestor date prin diverși furnizori de servicii tip cloud, securitatea informațiilor fiind de asemenea pusă în pericol.

Sănătatea și siguranța, atât a angajaților cât și a clienților, în cazul în care companiile doresc să continue să interacționeze cu publicul, este o altă provocare. Angajatorii vor trebui să pună la dispoziție echipamente de protecție pentru personalul lor și vor trebui să introducă reguli de distanțare socială. Astfel, provocările cu care se vor confruntă companiile în aceste situații vor fi legate de modul în care vor fi aplicate soluțiile și metodele prin care vor încerca să satisfacă cerințele clienților și partenerilor de afaceri.

Există însă o serie de standarde ce pot ajuta mediul de afaceri să facă față acestor provocări, cum ar fi standardul SR EN ISO 22301:2020 intitulat Abordarea continuității activității (afacerii). Acest standard definește modul în care trebuie evaluate riscurile ce ar putea perturba atât operațiunile, cât și lanțul de aprovizionare, să analizeze cum și cât de rapid trebuie recuperate pentru a evita daunele semnificative și stabilite resursele necesare pentru recuperare. Având toate aceste informații, trebuie căutate soluții optime care să permită recuperarea și elaborarea unui plan de continuitate al afacerilor în cazul unei pandemii.

Un alt standard care ajută mediul de afaceri să facă față acestor provocări este standardul ce face trimitere la abordarea securității comunicațiilor și a datelor, respectiv SR EN ISO/IEC 27001:2018 Tehnologia informației. Tehnici de securitate. Sisteme de management al securității informației. Cerințe. – este standardul care ajută la elaborarea unui sistem de management al securității informației, definind în primă fază faptul că trebuie aflate care sunt incidentele potențiale, apoi ce tipuri de garanții trebuie implementate pentru a preveni încălcarea datelor.

Alt standard care ajută mediul de afaceri să facă față acestor provocări este  standardul ce face trimitere la abordarea sănătății și securității, SR ISO 45001:2018 Sisteme de management al sănătății și securității în muncă. Cerințe și îndrumări pentru utilizare, care vă ajută să creați un sistem de management al sănătății și securității în muncă. Acest standard definește modul în care putem asigura locuri de muncă sigure și sănătoase prin prevenirea traumatismelor și îmbolnăvirilor determinate de muncă, dar și prin îmbunătățirea performanței referitoare la sănătatea și securitatea în muncă, identificând pericolele și riscurile asociate astfel încât acestea să poată fi controlate pentru a îmbunătăți sănătatea și siguranța atât pentru angajați, cât și pentru clienți.

Alt standard util este cel care face trimitere la abordarea calității produselor și serviciilor, SR EN ISO 9001:2015 Sisteme de management al calității. Cerințe. – este standardul care ajută să dezvoltați un sistem de management al calității definind modul în care trebuie instruit personalul pentru desfășurarea  activității, dar și modul cum trebuie selectați atât furnizorii cât și partenerii de afaceri. Astfel, trebuie stabilite noi canale de comunicare utilizate de angajați în relația cu clienții și cu colegii, reguli noi pentru activitatea realizată la distanță astfel încât aceasta să fie desfășurată într-un mod eficient și sigur, dar și reguli privind modul de lucru respectând distanțarea socială.

Toate aceste standarde, SR EN ISO 22301, SR EN ISO/IEC 27001, SR EN ISO 9001 și SR ISO 45001, conțin linii directoare pregătite care pot fi aplicate eficient în situațiile și circumstanțele actuale.

Standardele, indiferent de domeniul de activitate, pot fi consultate și procurate prin Centrul Zonal ASRO din cadrul Camerei de Comert și Industrie Iași.