Mai sigur, mai eficient – facturarea electronică

Autor: Ilona Vitan

Facturarea electronică reprezintă modalitatea utilizată pe scară tot mai largă pentru emiterea, transmiterea și stocarea facturilor în format electronic, care va înlocui treptat facturile imprimate pe hârtie, reducând astfel costurile tipăririi, transportului dar și stocării facturilor în format fizic. Adoptarea acestei metode a facturării electronice va aduce beneficii economice semnificative, dorindu-se ca e-facturarea să devină metoda predominantă de facturare în toate țările europene cât mai curând posibil.

Plecând de la acest obiectiv, a fost elaborată și publicată Directiva europeană 2014/55/UE privind facturarea electronică în domeniul achizițiilor, prin care s-a urmărit facilitarea utilizării facturii electronice de către toți operatorii economici în procesul vânzare de mărfuri, lucrări, în serviciile administrației publice, dar și în comerțul dintre operatorii economici. Directiva stabilește cadrul legal pentru elaborarea și adoptarea unui standard european special pentru modelul semantic de date privind elementele esențiale ale unei facturi electronice, astfel că în standardul SR EN 16931-1:2017, Facturare electronică. Model semantic de date pentru elementele esențiale ale unei facturi electronice – modelul facturii de bază definește un set limitat, dar suficient, de elemente de informație care să susțină funcționalitățile general aplicabile legate de factură.

În conformitate cu reglementările Directivei 2014/55/UE și publicarea referinței la EN 16931-1:2017 în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, autoritățile publice contractante și entitățile contractante din UE au fost obligate să primească și să prelucreze o e-factură doar dacă aceasta respectă cerințele, printre care și aceea de a fi în conformitate cu conținutul semantic așa cum este descris în standardul EN 16931-1:2017

Standardul SR EN 16931-1+A1:2020 Facturare electronică. Partea 1: Model semantic de date pentru elementele esențiale ale unei facturi electronice – stabilește un model pentru elementele esențiale ale unei facturi electronice. Modelul semantic include numai elementele de informație esențiale pe care este necesar ca o factură electronică să le conțină pentru a asigura conformitatea legală (inclusiv fiscală) și pentru a permite interoperabilitatea comerțului transfrontalier, intersectorial și național. Modelul semantic poate fi utilizat de către organizații din sectorul privat și cel public pentru facturarea achizițiilor publice. De asemenea, poate fi utilizat pentru facturarea între întreprinderi din sectorul privat. Acesta nu a fost conceput în mod specific pentru facturarea consumatorilor.

Standardul SR CEN/TS 16931-2:2018, Facturare electronică Partea 2: Lista sintaxelor conforme cu EN 16931-1furnizează lista sintaxelor care sunt conforme cu modelul facturii de bază așa cum este specificat în EN 16931-1:2017 și care permit exprimarea sintactică a acestuia, în conformitate cu criteriile de selecție date în solicitarea de standardizare. Selectarea sintaxelor decurge, de asemenea, din solicitarea de standardizare. Aceasta stabilește că, pentru a reduce costurile autorităților publice, ar fi ideal ca lista să nu depășească cinci sintaxe. Au fost luate în considerare patru sintaxe, care au fost evaluate în conformitate cu criteriilor indicate de Solicitarea de standardizare.

Standardul SR CEN/TS 16931-3-1, Facturare electronică Partea 3-1: Metodologie aplicabilă corespondențelor sintactice ale elementelor esențiale ale unei facturi electronice – specifică metodologia corelării între modelul semantic al unei facturi electronice, inclus în EN 16931-1 și o sintaxă. Pentru fiecare element din modelul semantic (inclusiv sub-elementele sau componentele suplimentare, cum ar fi identificatorii schemei de identificare) se recomandă să fie definit elementul din sintaxă care trebuie utilizat astfel încât să includă conținutul de informație al elementului din model. Sunt indicate toate nepotrivirile între semantici, format, cardinalitate sau structură.

În legislația națională, reglementările privind facturarea electronică se regăsesc în art. 319 din Codul Fiscal. Astfel, utilizarea facturii electronice face obiectul acceptării de către destinatar, iar autenticitatea originii, integritatea conținutului și lizibilitatea unei facturi, indiferent că este pe suport hârtie sau în format electronic, trebuie garantate de la momentul emiterii până la sfârșitul perioadei de stocare a facturii. Fiecare emitent stabilește modul de garantare a autenticității originii, a integrității conținutului și a lizibilității facturii. Acest lucru poate fi realizat prin controale de gestiune care stabilesc o pistă fiabilă de audit între o factură și o livrare de bunuri sau prestare de servicii. Autenticitatea originii înseamnă asigurarea identității furnizorului sau a emitentului facturii. Integritatea conținutului înseamnă că aceasta nu a fost modificat. În afară de controalele de gestiune menționate, alte exemple de tehnologii care asigură autenticitatea originii și integrității conținutului facturii electronice sunt: a) o semnătură electronică avansată, bazată pe un certificat calificat și creată de un dispozitiv securizat de creare a semnăturii; b) un schimb electronic de date, astfel cum a fost definit la art. 2 din anexa I la Recomandarea Comisiei 1994/820/CE din 19 octombrie 1994 privind aspectele juridice ale schimbului electronic de date, în cazul în care acordul privind schimbul prevede utilizarea unor proceduri prin care se garantează autenticitatea originii și integritatea datelor.

În situația în care pachete care conțin mai multe facturi emise prin mijloace electronice sunt transmise sau puse la dispoziția aceluiași destinatar, informațiile care sunt comune facturilor individuale pot fi menționate o singură dată, cu condiția ca acestea să fie accesibile pentru fiecare factură. Desigur, conform legislației actuale, semnarea și ștampilarea facturilor nu constituie elemente obligatorii pe care trebuie să le conțină factura.

Prin trecerea la modul de facturare electronică, pe baza unui soft/sistem, nu mai este necesară imprimarea exemplarului de factură pentru emitent (cu excepția cazului în care clientul nu dorește primirea în format electronic) și, de asemenea, nu mai este necesară nici arhivarea facturilor pe suport de hârtie (exemplarul propriu este emis și arhivat electronic).