E-mail:accesul fostului angajat la mesajele personale primite pe contul de serviciu

Autor: Alina Grădinariu

În mod curent, mulți dintre noi se regăsesc în situația de a utiliza e-mailul de serviciu inclusiv pentru chestiuni personale, precum comenzi, vacanțe, înscrieri la diverse forme de învățământ, analize medicale etc. De multe ori, absența unei delimitări clare între timpul de lucru și pauzele de odihnă conduce la automatisme de genul utilizării aceleiași adrese de e-mail, în speță cea de serviciu, pentru a comunica prin poșta electronică subiecte ce țin de viața personală alături de cele profesionale.

Dar ce se întâmplă atunci când o astfel de persoană nu mai are calitatea de salariat în firmă? Mai poate avea acces la mesajele personale din contul de e-mail, în calitate de fost salariat? Poate un angajat să ceară angajatorului să îi dea acces la aceste mesaje?

Deși, în opinia majoritară a consultanților GDPR, firma nu ar trebui să permită angajatului utilizarea contului de e-mail de serviciu pentru chestiuni personale, există în practică multe situații care se abat cu brio de la această recomandare.

Spre exemplificare, prezentăm un caz pe care Ungaria l-a cunoscut cu puțin timp în urmă, cu mențiunea că, mai devreme sau mai târziu, vom întâlni o astfel de situație și în țara noastră.

Astfel, autoritatea ungară pentru protecția datelor (NAIH) a aplicat o amendă echivalentă a 570 euro unei companii pentru că a refuzat accesul unui fost angajat la mesajele de e-mail private ale acestuia care fuseseră arhivate. În plus față de amendă, NAIH a dispus o sancțiune complementară în sarcina companiei, prin care aceasta trebuie:
– să coopereze cu angajatul,
– să efectueze o examinare în termen de 15 zile,
– să determine datele personale conținute în contul de e-mail arhivat al fostului angajat, care ar trebui să fie considerat de natură privată
– să ofere angajatului acces la aceste e-mailuri personale.

Decizia conține și câteva concluzii inedite favorabile angajatorilor. Potrivit NAIH, fostul angajat nu are dreptul să ceară eliberarea întregii corespondențe de e-mail, iar angajatorul nu poate fi obligat să selecteze independent e-mailurile private ale fostului angajat.

Ce ar fi bine să reținem din această speță? Că oricând poate apărea o asemenea situație și în țara noastră, că o soluție similară ar putea fi adoptată de către autoritatea națională și că prin regulamentul de ordine interioară ar trebui să fie expres stipulat că oricărui angajat îi este interzisă utilizarea e-mailului de serviciu în chestiuni personale.

Trebuie să reținem că mesajele de e-mail referitoare la activitatea profesională, cum ar fi mesajele care pot conține secrete comerciale, sunt protejate și, în consecință, nu poate fi oferită corespondența completă unui fost angajat.

Un cont de e-mail de lucru conține o cantitate atât de mare de mesaje de e-mail trimise și primite, încât nu este rezonabil ca un angajator să facă această diferențiere.

Poate că, printr-o înțelegere între angajator și fostul angajat, ar fi fost mai corect să fie formulată o solicitare din partea fostului salariat de a-i fi redirecționate e-mailurile pe care acesta le-ar mai fi primit pe adresa respectivă, după încetarea raporturilor de muncă, indicând adresa de corespondență unde să primească corespondența.

Așadar, din perspectiva firmei care primește o cerere de transmitere a mesajelor personale de e-mail ale unui fost angajat, aceasta ar trebui:
– să reglementeze prin proceduri interne modalitatea în care angajații pot trimite mesaje private de pe contul de e-mail al companiei,
– să ofere informații adecvate, prin nota de informare și prin politica de prelucrare a datelor de la nivelul companiei, despre modalitatea în care prelucrează datele din poșta electronică și cum prelucrează ulterior datele, după ce angajații părăsesc locul de muncă (spre exemplu, arhivare),
– să aibă o politică de transmitere a acestor mesaje personale de e-mail către angajați, la cererea acestora, iar în același timp să se asigure că secretele comerciale ale companiei sunt respectate.

Pe de altă parte, un angajat (sau fost angajat) ar fi prudent să aibă în vedere următoarele aspecte:
– e foarte posibil să nu rămână mereu în cadrul companiei respective, așadar este mai bine să nu folosească adresa profesională ca și cum ar fi adresa personală și să nu o asocieze cu conturile de pe rețelele sociale,
– să limiteze la maximum chestiunile de ordin privat de pe acea adresă,
– să nu folosească acea adresă decât pentru aspecte care țin de activitatea companiei,
– să marcheze în subiect mesajul de e-mail cu ”personal” sau să menționeze acest lucru în mesaj, pentru fi mai ușor de identificat ca atare,
– să formuleze o cerere expresă la momentul terminării raporturilor de muncă pentru recuperarea mesajelor personale de e-mail.