Ședințe productive prin comunicare eficientă

Autor: dr. ec Anca Clipa

În companie, la muncă sau în alt context (în cadrul asociației de locatari, la ședința cu ceilalți părinți), majoritatea dintre noi am participat la cel puțin o ședință interminabilă, cu probleme și frustrări care nu erau direct legate de agenda și menirea ședinței. La final am concluzionat că nu s-a ajuns la nici o concluzie, mai mult, ne-am fi dorit să nu fi fost nevoiți să fim prezenți.

În ședințe putem ușor observa specificitatea culturală, neîncrederea în oameni, emoționalitate crescută și exagerarea negativului. Profilul psihologic al românilor este descris în cercetarea realizată până în anul 2015 și coordonată de profesorul Daniel David- Psihologia poporului român, cercetare care mai arată că noi, românii, avem adesea o altă părere despre cum suntem în realitate.

În următoarea ședință la care vei participa, te invit să analizezi care este atmosfera, gradul de încredere în coordonatori, în ce măsură predomină emoțiile sau argumentele raționale și dacă orientarea este către căutarea unor vinovați sau către responsabilizare, către probleme sau către soluții. Astfel vei putea extrage câteva practici pozitive și/sau negative despre ce influențează întâlnirile productive sau mai puțin productive.

De-a lungul anilor am realizat cât de importante sunt ședințele pentru exercitarea funcțiilor managementului: în a asigura o mai bună organizare a activității, o planificare și coordonare care antrenează și motivează participanții, în monitorizarea și controlul principalilor indicatori. O bună valorificare a acestor întâlniri conduce la o productivitate crescută a echipei și elementul cheie este comunicarea eficientă ce are la bază încrederea în echipă, angajator și coordonator-șef. Valorificarea ședinței, un canal important de comunicare, are un rol esențial în echipă deoarece reprezintă̆ modalitatea principală de transmitere a informațiilor și culegere a acestora de la majoritatea membrilor organizației. Multe dintre problemele apărute în activitatea companiei se pot rezolva prin conducerea orientată spre obiective a activității și organizarea ședințelor pe baza unor relații de cooperare între membrii echipei.

Ședințe pot fi de mai multe tipuri: decizionale (pentru consultare în vederea adoptării unei decizii), de analiză (discutarea și analizarea activității desfășurate într-o anumită perioadă), operative (organizate cu regularitate, în funcție de necesitățile realizării unor obiective, planuri, programe), de informare (urmăresc furnizarea de informații cu privire la anumite aspecte) sau eterogene (reunesc mai multe tipuri dintre cele deja prezentate). Ședințele, în special cele de informare, pot fi zilnice (de preferat să fie ședințe de scurtă durată -10-15 minute și membrii să stea în picioare pentru încurajarea operativității), săptămânale (organizate pe departamente sau proiecte, în funcție de cum este organizată activitatea companiei), lunare sau semestriale.

Pentru organizarea unor ședințe productive ce încurajează o comunicare eficientă, considerați următoarele sugestii:

1. Comunicarea clară a informațiilor despre ședință și pregătirea ședinței (stabilirea participanților, a unei ordini de zi cu una sau maxim două probleme importante. În cazul în care sunt vizate mai multe aspecte, acestea vor fi grupate la punctul  ”diverse”. În pregătirea ședinței participanții pot fi implicați prin sondaje, chestionare sau alte instrumente digitale astfel încât să perceapă că părerea lor contează.

2. Stabilirea din timp a datei, locului și orei de desfășurare a ședinței. In cazul ședințelor periodice, este importantă menținerea zilei, orei și locului de desfășurare.

3. Etapizarea ședinței. Principalele etape pot fi: deschiderea ședinței și informarea ordinii de zi; formularea clară a obiectivelor ședinței, explicarea procedurii și documentelor de lucru; stabilirea de comun acord cu participanții a duratei totale a ședinței (limitarea ședinței la 1-1,5 ore) și a duratei maxime pentru luările de cuvânt ale participanților; desfășurarea ședinței (discutarea aspectelor și soluționarea, trasarea unor sarcini de lucru anumitor participanți); finalizarea ședinței; evaluarea acesteia și follow up(ul).

În desfășurarea ședinței este important să:

–  separăm situațiile de persoane. Ședințele nu sunt organizate să tragă pe cineva la răspundere sau să se arate cu degetul. Feedback-ul se oferă personal. În ședințe se discută idei și în cazul în care apar controverse acestea pornesc de la ideile discutate şi nu de la oamenii care le-au enunțat.

– încurajăm orientarea către soluții astfel încât să se stimuleze participarea activă pentru îndeplinirea scopurilor propuse.

– urmărim ordinea de zi, intervenim prompt în cazul în care discuția deviază și calmăm cu tact ieșirile emoționale.

– încurajăm participarea, consultarea, încrederea în coordonatori și în membrii echipei.

Comunicarea eficientă presupune încredere şi acceptarea ideilor şi sentimentelor celorlalți. Comunicarea eficienta este cea care transmite un mesaj ce surprinde nevoile celuilalt, așteptările lui și se bazează pe ascultarea atentă, empatică, necritică.

În finalizarea ședinței sunt reluate principalele concluzii din etapa de desfășurare a ședinței și se centralizează punctele din procesul verbal ce va fi semnat de către toată lumea. Se va stabili următoarea întâlnire.

Evaluarea ședinței urmărește în ce măsură obiective ședinței au fost îndeplinite și ce concluzii au rezultat, care este planul de acțiune, cine sunt responsabilii pentru realizarea acțiunilor respective. La maxim o zi după ce a avut loc ședința se va realiza un follow up, ce va viza toți participanții, transmis printr-un e-mail sau intranet