Aspecte importante în activitatea antreprenorială: avantajele organizării în proiecte pentru îndeplinirea funcțiilor managementului

Autor: dr. ec. Anca Clipa

Trăim într-o lume guvernata de viteza, confruntându-ne cu o avalanșă debordantă de informații. O bună organizare a activității contribuie la calitatea vieții noastre, a colegilor și angajaților/colaboratorilor noștri. Fie că ne raportăm la producție, ICT, comerț sau servicii, majoritatea companiilor mari promovează organizarea pe proiecte(Google, Apple dar și companii de producție sau cele din domeniul agricol).

În cadrul companilor și organizațiilor din România, managementul proiectelor(MP) este o abordare relativ nouă. Companiile aleg modelul de dezvoltare centrat pe proiecte deoarece i-au înțeles utilitatea. MP oferă organizaţiilor instrumente prin care acestea îşi îmbunătăţesc procesele de management, abilităţile de planificare, organizare, antrenare, motivare şi control. Acestea devin cu atât mai importante într-o companie aflată la început de drum care are nevoie de o bună organizare pentru eficientizarea resurselor și crearea de valoare pentru clienți.

Managementul proiectelor nu înseamnă să lucrezi mai mult, ci să lucrezi mai inteligent.

În literatura de specialitate, proiectul este definit ca un set de activități cu caracter temporar ce se desfășoară într-o succesiune logică, având constrângeri de resurse, timp, calitate/performanțe şi cost, mobilizate pentru obținerea de noi rezultate, necesare pentru îndeplinirea unor obiective clar definite. Proiectul poate fi definit și numai prin patru cuvinte: obiective, resurse, activități și rezultate. Managementul proiectelor constă în aplicarea cunoștințelor, capabilităților, instrumentelor și tehnicilor specifice pentru activitățile unui proiect, care au obiective, scopuri și cerințe definite, referitoare la timp, costuri, calitate și parametri de performanță, activități considerate ca importante.

Funcțiile managementului  sunt: funcția de planificare; funcția de organizare; funcția de coordonare; funcția de motivare – antrenare și funcția de evaluare, monitorizare și control. Exercitarea funcțiilor managementului contribuie la livrarea proiectelor la termen, raționalizarea proceselor și la economii de resurse. Aplicarea corespunzătoare a managementului de proiect în IMMuri, în domeniul serviciilor sau al producției poate duce la creșterea productivității angajaților și la reducerea costurilor. Funcțiile managementului se pot exercita în toate proiectele atât cele din plan profesional cât și personal. Într-o companie se pot implementa mai multe proiecte concomitent.

Foarte multe proiecte se planifică dar nu se mai implementeaza. Planificarea bună presupune realizarea în prealabil a analizelor SWOT și PESTEL previn apariția unei asemenea situații de renunațare la proiect. Analiza SWOT se referă la analiza din mediul intern a punctelor tari (Strengths), a celor slabe (Weaknesses), și, din mediul extern: oportunități (Opportunities) și amenințări (Threats). Din analiza mediului intern rezultă punctele tari ale companiei (avantaje pe care acestea le deţine în raport cu alte firme din ramura sau din mediul în care acţionează) şi punctele slabe (dezavantaje care rezultă din comparaţia cu concurenţa). Punctele slabe, odată identificate pot fi transformate și în puncta tari odată conștientizate (de exemplu poziționarea într-o zonă cu trafic redus, mai departe de centrul orașului poate însemna existența unor spații de parcare, opțiuni de divertisment etc). În analiza mediului extern putem să ne ghidăm după analiza factorilor PEST sau PESTEL. Acronimul PEST se referă la analiza factorilor politici, economici, sociali și tehnologici din mediul în care compania funcționează. Formatul actualizat al analizei PEST, ținând cont de tendințele actuale, este PESTEL. Pe lângă acești 4 factori s-au mai adăugat 2 cei ecologici și legali. Trendurile actuale au impus extinderea analizei și asupra factorilor de mediu ecologici și legali.

Pentru a completa o analiză PESTEL- analiză importantă în managementul strategic, trebuie identificați, mai întâi, factorii externi care îți pot influența obiectivele proiectelor. Apoi trebuie analizat fiecare factor în parte pentru a vedea oportunitățile și amenințările inerente pe care le prezintă.

Pe baza celor mai importante cinci funcții ale managementului, putem desprinde următoarele modalități de îmbunătățire a proceselor și activităților antreprenoriale:

1. PLANIFICAREA

“Good fortune is what happens when opportunity meets with planning.” – Thomas Edison

Diligența presupune să nu neglijezi niciodată timpul și efortul necesare pentru planificarea dinainte de a acționa. Oportunitatea este importantă dar dacă nu sunteți pregătit pentru aceasta cu un plan de acțiune, atunci această oportunitate va trece. Fiecare manager de proiect, lider de echipă, antreprenor de succes cunoaște importanța planificării. Cel mai utilizat instrument de planificare este graficul GANTT ce prezintă activitățile proiectului raportate la durata și succesiunea lor în timp. Graficul GANTT permite vizualizarea încadrării în timp a activităților din proiect, făcând astfel mai ușor de urmărit atât desfășurarea fiecăreia dintre ele cat si ce activitate trebuie sa se deruleze in fiecare unitate de timp (săptămână, lună, trimestru). Graficul se poate realiza în programe specializate mai avansate , sunt zeci de opțiuni, sau sub forma unui tabel în programele din pachetele de tip office. In cazul GANTT-ului  realizat în softuri specializate mai avansate, acesta poate conține și interdependențe între activități, alocarea resurselor pe activități, setarea unor norme de lucru etc. Un alt instrument de planificare este și Work Breakdown Structure(WBS).WBS-ul este o reprezentare schematică, arborescentă a ariei de cuprindere a proiectului.

Amintiţi-vă să planificaţi şi o marjă de eroare. În practică, în relația cu clienții și acționarii, acest lucru înseamnă : promite mai puţin şi oferă mai mult. Deşi obiectivele sunt stabilite cât mai clar, planificarea internă trebuie să includă şi o fereastră de eroare, 10%-20% pentru proiectele planificate în România.

2. ORGANIZAREA

“It is not the strongest of the species that survive, not the most intelligent, but the one most responsive to change.” – Charles Darwin

Funcția de organizarea răspunde la întrebările: cine anume şi ce anume realizează, cine răspunde şi de cine răspunde,  ce activități sunt previzionate și ce rezultate sunt vizate. Asimilarea unor noi strategii de organizare şi interrelaţionare pentru manageri si adaptarea comportamentală în situaţii de criză, propune noi perspective pentru creşterea eficienței. Fără a fi flexibili, toate planurile vor eșua.

Prin funcţia de organizare sunt gestionate resursele materiale, financiare, umane, informaţionale şi, în concordanţă cu condiţiile mediului extern rezultate din analizele SWOT și PESTEL, se dezvoltă soluții la problemele apărute, stabilind locul, rolul şi responsabilitatea fiecărui membru al organizaţiei.

3. MOTIVAREA – ANTRENAREA

Successful projects are led not managed.

Prescurtarea MP(managementul proiectelor) înseamnă de cele mai multe ori managementul personalului (People Management). Când ne raportăm la managementul de proiect într-o echipă mică, este important să ne amintim că toată lumea are o contribuție esențială la succesul proiectului. Cu toții comunică și se organizează pentru a finaliza indicatorii la timp.

Asigurați-vă că atribuiți sarcinile potrivite persoanelor potrivite pentru o productivitate mai bună.

Promovați responsabilitatea și responsabilizarea. Fiecare își îndeplinește rolurile și livrează la timp indicatorii asumați. Pe măsură ce distibuiți sarcinile între angajați, fiecare trebuie să fie responsabil pentru bucățica sa. Responsabilitatea nu înseamnă raportarea la alți angajați pentru lipsa progresului.

4. COORDONAREA

“The key to successful leadership today is influence not authority.” – Kenneth Blanchard

 Diferența dintre a conduce și a coordona este legată de diferența dintre șef și lider. Șeful are așteptarea ca angajații să îi fie supuși, pe când liderul inspiră, ghidează și coordonează activitatea pentru îndeplinirea obiectivelor stabilite.

Un lider coordonează activitatea și se asigură de îndeplinirea obiectivelor nu prin impunerea ideilor, ci prin încurajarea echipei spre orientarea către soluții și abordarea problemelor din timp. Nimănui nu-i place conflictul și nimănui nu îi place să fie purtătorul de vești proaste. Totuși, este întotdeauna mai bine să abordăm problemele pe măsură ce acestea apar. Când unul sau mai mulți dintre angajați se confrunta cu o dificultate, liderul vine in ajutorul și sprijinirea echipei.

5. EVALUAREA, MONITORIZAREA ȘI CONTROLUL

“The cost of preventing mistakes is generally much less than the cost of correcting mistakes.” PMBOK Guide, 5th Edition

Evaluarea proiectului este un proces continuu si trebuie concentrată asupra determinării progresului și performanțelor obținute comparativ cu planul inițial. Evaluarea este bine să se efectuează pe întreaga perioadă de desfășurare a proiectului. Instrumentele și tehnicile de control sunt aplicate pentru a determina îndeplinirea indicatorilor.  De reținut că în cazul proiectelor finanțate din fonduri europene, se derulează un audit la finalul proiectului iar în funcție de durată, se mai poate cere și unul intermediar. Aceasta nu împiedică însă echipa de proiect să efectueze evaluări intermediare pentru bunul mers al activităților. Evaluarea trebuie sa fie credibilă pentru ca toți cei implicați în proiect să considere valabile deciziile adoptate pe baza evaluării. Evaluarea nu urmăreşte doar analiza laturilor negative a activităţilor de proiect ci și a progreselor înregistrate. E important să admitem că uneori în urma evaluării se poate ajunge la decizia de renunţare la proiect. Renunţarea la proiect este o măsură drastică pe care o ia un manager de proiect. Este o decizie care poate da naştere la conflicte, mai ales între membrii echipei de proiect.

Între tehnicile de evaluare și control amintim: graficele de control – utilizate cu precădere în producție, arată variația unui proces în timp ; analizele previzionare – metode matematice de predicție bazate pe analiza unor rezultate anterioare sau diagrama Pareto – identifică importanța unei probleme bazându-se pe frecvența recurenței în timp.

Am putea concluziona că managementul proiectelor contribuie la îndeplinire obiectivelor și obstacolele apar atunci când nu ești focalizat.

“Obstacles are those frightful things you see when you take your eyes off your goal.” Henry Ford