Autorizarea activității unei societăți comerciale

Autor: Alina Grădinariu

Baza de funcționare a unei societăți comerciale presupune, pe lângă actul constitutiv al acesteia, autorizarea activității societății, un important aspect care trebuie să fie în atenția antreprenorilor.

Este foarte important să autorizezi activitățile pe care ai de gând să le desfășori, autorizare atât la Registrul Comerțului, atunci când faci o modificare de sediu/punct de lucru/obiect de activitate, cât și la instituțiile abilitate în acest sens. Nerespectarea acestor pași conduce automat la încălcarea prevederilor Legii nr. 359/2004, privind simplificarea formalităților la înregistrarea în registrul comerțului a persoanelor fizice, asociațiilor familiale și persoanelor juridice, înregistrarea fiscală a acestora, precum și la autorizarea funcționării persoanelor juridice,  a Legii nr. 12/1990, republicată, privind protejarea populației împotriva unor activități de producție, comerț sau prestări de servicii ilicite, precum și a dispozițiilor Ordonanței de Guvern nr. 99/2000, republicată, privind comercializarea produselor și serviciilor de piață.

Mai jos vom descrie, în pași simpli și punctuali, procedurile pe care antreprenorul le va urma pentru a fi în legalitate, atunci când ne referim procesul de autorizare a obiectului de activitate pe care o societate comercială dorește să îl desfășoare (să emită o factură fiscală, respectiv acel instrument care atestă existența unei o tranzacții comerciale).

Primul pas constă în încadrarea corectă a ideii de afacere în clasificarea activităților din economia națională – nomenclatorul CAEN, ce are ca obiective ordonarea informațiilor economice și sociale potrivit modul de organizare și funcționare a societății românești și a economiei naționale, precum și armonizarea cu clasificările utilizate pe plan european și internațional. Nomenclatorul CAEN poate fi consultat pe www.onrc.ro/index.php/ro/caen.

Următorii pași îi vom parcurge în mod enumerativ pentru început, urmând ca mai apoi, acolo unde apare nevoia unei explicitări, să ne oprim asupra acesteia pentru lămuriri suplimentare.

Astfel, dacă încadrarea ideii dumneavoastră de afacere a fost corect corelată cu nomenclatorul CAEN, procedăm la verificarea existenței în obiectul de activitate al societății comerciale pe care o dețineți a acelei activități, aceasta putând fi în obiectul principal sau în cel secundar de activitate. Excepție fac activitățile desfășurate sub condiție, a căror listă poate fi consultată aici:

www.onrc.ro/index.php/ro/activitati-desfasurate-sub-conditie

Autorizarea activității aflate deja în obiectul de activitate al societății comerciale se realizează procedând la următorii pași:

– completarea de către administrator sau asociat a cererii de înregistrare a persoanei juridice, marcând cu ”X” la pct. 4. intitulat ”Obiectul cererii privind înregistrarea în registrul comerțului”, apoi la pct. 4.5. definită ”înregistrarea declarației(lor) – tip(3)” – aplicați tot ”X” model 3 – model afișat la:

www.onrc.ro/templates/site/formulare/11-10-150.pdf

–  completarea numai de către asociat sau administrator a declarației-tip pe propria răspundere intitulată ”Declarație pe propria răspundere dată în temeiul prevederilor art. 15 alin. (2) din Legea nr. 359/2004 cu modificările și completările ulterioare privind modificarea declarației (situația în care sunt modificări față de declarația tip anterioară)” – model afișat la www.onrc.ro/templates/site/formulare/11-10-168.pdf, urmând indicațiile formularului și marcând după caz căsuța(le) corespunzătoare domeniului de autorizare (codul/codurile CAEN);

Astfel:

La pct. 4 ”Declar pe propria răspundere”: 4.1. – cunosc și respect prevederile legislației și ale reglementărilor generale și specifice din domeniul:

– sanitar

– sanitar-veterinar și pentru siguranța alimentelor

– protecției mediului

– protecției muncii

se marchează cu ”X”  căsuța(le) corespunzătoare domeniului de autorizare;

La pct. 4.3. – sunt îndeplinite condițiile de funcționare prevăzute de legislația specifică în domeniul sanitar, sanitar-veterinar,  protecției mediului, protecției muncii,

veți indica marcând cu ”X” locația unde se desfășoară activitățile pentru care completați prezenta declarație-tip pe propria răspundere și solicitați autorizare, respectiv:

– la pct. 4.3.1. Sediu social, în spațiul unde societatea comercială are sediul declarat, acesta apare atât pe certificatul de înregistrare cât și în statut/act constitutiv sub denumirea de sediu social, fiind indicată adresa imobilului unde se află aceasta. Dacă acolo veți desfășura și noile activități, atunci trebuie să țineți cont de faptul că în prezenta declarație-tip pe propria răspundere veți completa pe lângă activitățile CAEN nou supuse autorizării și acele activități comerciale care deja sunt autorizate de către dumneavoastră de la constituire și pentru care a fost emis un certificat constatator pe baza declarației pe propria răspundere depusă anterior la înregistrarea societății comerciale în Registrul Comerțului, document pe care în original îl veți depune în Registrul Comerțului la momentul formulării solicitării de autorizare.

– la pct. 4.3.4. Activități desfășurate în afara sediului social și a sediilor secundare (punctelor de lucru). Dacă ne referim la activitatea de la terți, trebuie să facem mențiunea că aceasta practic nu o desfășurați într-un punct fix, stabil, așa cum este cazul sediului social sau al punctelor de lucru, definite și sedii secundare.  Pentru a ușura sarcina dumneavoastră de a încadra corect activitatea CAEN într-una din aceste două situații, am putea să oferim ca exemple orientative unele dintre activitățile ce pot fi desfășurate în afara sediului social și al sediilor secundare, precum: magazinele online, freelanceri, persoanele care lucrează în IT sau persoanele care lucrează la /de la sediul clientului pentru operațiuni punctuale (de exemplu: consultanță, reparații calculatoare etc.), construcții (amenajări interioare, decorațiuni, zugrăveli, montări de geamuri etc.). Dacă avem una dintre situațiile în care doriți să declarați un sediul secundar, punct de lucru, vom dezbate pe larg acest aspect într-un alt material ce vizează importanța declarării sediilor secundare și procedura de autorizare a acestora.

După completarea declarației-tip pe propria răspundere, aceasta se semnează, se datează și apoi se multiplică, fiind atașată dosarului ce este format din cererea de înregistrare a persoanei juridice, declarația în cauză precum și certificatul constatator de autorizare emis anterior de către Registrul Comerțului, cel care are sau nu are activitatea specificată la sediu social, precum și anexa referitoare la prelucrarea datelor cu caracter personal:

www.onrc.ro/templates/site/formulare/ANEXA%20prelucrarea%20datelor%20cu%20caracter%20personal.pdf 

Legiuitorul reglementează clar pașii pe care operatorul economic trebuie să-i parcurgă pentru a se considera autorizată o activitate din punct de vedere al Legii nr. 359/2004, privind simplificarea formalităților la înregistrarea în registrul comerțului a persoanelor fizice, asociațiilor familiale și persoanelor juridice, înregistrarea fiscală a acestora, precum și la autorizarea funcționării persoanelor juridice.

Astfel, antreprenorul se prezintă la biroul unic din cadrul Oficiului Registrului Comerțului de pe lângă tribunalul unde se află înregistrat sediul social al societății comerciale în speță, în vederea depunerii documentelor mai sus prezentate, cererea de înregistrare a persoanei juridice, declarația în cauză precum și certificatul constatator de autorizare emis anterior, anexa cu prelucrarea datelor, pentru a obține certificatul de înscriere de mențiuni/autorizarea, rezoluția directorului precum și certificatul constatator emis în baza declarației-tip pe propria răspundere.

Registrul Comerțului înregistrează datele din declarațiile-tip, ține în sistem computerizat evidența declarațiilor-tip, transmite autorităților publice competente declarațiile-tip în copie și, pe cale electronică, datele de identificare ale persoanelor juridice înregistrate în registrul comerțului; completează și emite în termen certificatele constatatoare privind înregistrarea declarațiilor-tip prevăzute la art. 15, potrivit Legii nr. 359/2004.

În vederea efectuării controlului de către autoritățile publice competente privind conformitatea celor declarate potrivit Legii 359/2004, oficiul registrului comerțului de pe lângă tribunal transmite acestora copiile declarațiilor-tip și, pe cale electronică, datele de identificare ale persoanelor juridice, în termen de 3 zile de la data înregistrării în registrul comerțului, așa cum dispune Art. 172 alin. 1 din legea menționată anterior.  

La rândul lor, autoritățile publice competente prevăzute la art. 17 2 alin. (1) din legea 359/2004, respectiv:

– direcțiile de sănătate publică teritoriale din subordinea Ministerului Sănătății sau ministerele cu rețea proprie de sănătate publică,

– Autoritatea Națională Sanitară Veterinară și pentru Siguranța Alimentelor sau ministerele cu rețea sanitară veterinară proprie,

– autoritățile publice teritoriale de protecție a mediului din subordinea Ministerului Mediului,

– inspectoratele teritoriale de muncă din subordinea Ministerului Muncii și Justiției  Sociale,

iau act despre activitățile comerciale pe care dumneavoastră le-ați menționat în declarația-tip și locația unde aveți intenția de a le desfășura.

Plecând de la acest moment, autoritățile se pot deplasa pentru a verifica dacă sunt sau nu sunt îndeplinite condițiile legale de funcționare a activităților societății comerciale.

Dacă nu sunt îndeplinite condițiile legale de funcționare, autoritățile vă vor notifica acest fapt, la sediul înregistrat, acordându-vă un termen de remediere a neregularităților constatate. Termenul curge de la data primirii notificării și poate fi prelungit la cererea expresă a dumneavoastră, solicitare adresată direct autorității publice competente în baza notificării. Dacă nu procedați la remedierea neregularităților notificate în termenul și condițiile prevăzute de către autoritatea publică, aceasta va proceda la rândul ei la notificarea oficiului registrului comerțului de pe lângă tribunal, transmițând actul prin care se interzice desfășurarea activității, pentru a fi înregistrat din oficiu în Registrul Comerțului.

Pentru orice alte detalii și clarificări privind procedura de autorizare a activității societăților comerciale conform Legii nr. 359/2004, republicată, vă stăm la dispoziție la Camera de Comerț și Industrie Iași.